Overslaan en naar de inhoud gaan

Kwaliteit
Wij hechten veel belang aan een goede kwaliteit van onze dienstverlening. Dat betekent dat we onze cliënten centraal stellen en voortdurend werken aan verbetering van de dienstverlening.

Klachten
Onze medewerkers doen hun best om u zo goed mogelijk van dienst te zijn. Toch kan het gebeuren dat u niet helemaal tevreden bent. Is dit het geval, laat ons dit dan weten. Wij adviseren u om het eerst te bespreken met uw hulpverlener. Vaak komt u er dan samen wel uit.

U kunt ook schriftelijk een klacht indienen. Uw klacht komt dan terecht bij degene die de klacht het best kan oplossen, vaak is dat een leidinggevende. Hij of zij probeert zo snel mogelijk een oplossing te vinden. Uw klacht wordt altijd zorgvuldig en vertrouwelijk behandeld.
Bent u daarna nog niet tevreden? Dan kunt u uw klacht indienen bij een onafhankelijke klachtencommissie. Hoe u dat kunt doen staat beschreven in ons klachtenreglement.

Privacy
Om u de juiste hulp of ondersteuning te kunnen geven, is het meestal nodig om uw (persoons)gegevens vast te leggen. Persoonsgegevens zijn gegevens zoals uw naam, geboortedatum of e-mailadres, maar ook informatie over bijvoorbeeld uw thuissituatie of financiën. Wij gaan vertrouwelijk met deze gegevens om. Op deze pagina leest u welke gegevens we vastleggen, wanneer we uw gegevens delen met anderen en wat uw rechten zijn.

Waarom leggen we uw gegevens vast?
Zodra u zich bij ons heeft aangemeld maken we een dossier over u aan. In het dossier nemen wij persoonsgegevens op, die nodig zijn om u op de juiste manier te kunnen helpen. We bewaren alleen gegevens die nodig zijn om u goed te kunnen helpen of ondersteunen. Om bijvoorbeeld de voortgang van hulp bij te houden, is het belangrijk om gespreksverslagen te bewaren. Ook is het vastleggen van gegevens handig wanneer een andere collega binnen onze organisatie de hulpverlening over zou moeten nemen.

Welke gegevens leggen we vast?
Welke gegevens we vastleggen hangt af van het soort ondersteuning of hulp die we bieden. De belangrijkste persoonsgegevens die we vastleggen zijn in elk geval uw naam, adres en contactgegevens. Soms moeten we ook uw Burgerservicenummer vastleggen. Daarnaast leggen we vast hoe we u ondersteunen of helpen, denk bijvoorbeeld aan gespreksverslagen of hulpverleningsplannen.

Waar leggen we gegevens vast?
We leggen de gegevens vast in een digitaal dossier. Alle dossiers worden opgeslagen in een beveiligd computersysteem. We bewaren uw dossier tenminste drie jaar. In sommige gevallen verplicht wetgeving ons om dossiers langer te bewaren, bijvoorbeeld wanneer het gaat om jeugdhulp. Alleen hulpverleners die bij u zijn betrokken hebben inzage in uw dossier.
Uw rechten
U heeft het recht om uw eigen dossier in te zien. U kunt een kopie van het dossier opvragen door dit formulier in te vullen. Ook via ‘Mijn dossier’ kunt u toegang krijgen tot uw dossier. U kunt login gegevens aanvragen via uw contactpersoon.
Als u het nodig vindt om aanvullingen in uw dossier te doen of zaken wilt laten verwijderen, dan kan dat. Laat dit dan weten aan uw hulpverlener. In bepaalde gevallen kan of mag het IMW gegevens niet verwijderen. Bijvoorbeeld wanneer redelijkerwijs aannemelijk is dat het bewaren van de gegevens van groot belang is voor een ander dan uzelf. Of als het IMW dit verplicht is op grond van een wettelijk voorschrift of indien daarover tussen u en het IMW overeenstemming bestaat.

Kinderen tot 16 jaar
Voor kinderen tot 16 jaar gelden aanvullende regels:

  • Ouders of wettelijke vertegenwoordigers moeten in principe toestemming geven voor de hulpverlening aan kinderen tot 16 jaar.
  • Ouders hebben recht op inzage tot 16 jaar. Jongeren mogen pas vanaf hun 16e zelf beslissen hun ouders wel of niet inzage te geven.
  • Voor kinderen tot 12 jaar tekenen de ouders een toestemmingsverklaring als er met anderen (zoals de huisarts) gegevens moeten worden uitgewisseld. Kinderen van 12 tot 16 jaar moeten ook zelf mee tekenen.

Wanneer delen we gegevens?
Soms is het nodig om bij anderen gegevens over u op te vragen, of uw gegevens met anderen te delen. Dit doen we alleen wanneer u daarvoor toestemming geeft. We vragen dit dan aan u en noteren in uw dossier dat u hiervoor toestemming heeft gegeven. Als u dit wenst kunt u ook een verklaring ondertekenen met wie we gegevens mogen uitwisselen. Denk bijvoorbeeld aan uw huisarts.
Soms moeten we een uitzondering maken, en moeten we gegevens vastleggen of delen zonder uw toestemming. Bijvoorbeeld wanneer u of een ander in een ernstige situatie verkeert en er dringend hulp of bescherming nodig is, die alleen snel geregeld kan worden door bepaalde gegevens te delen. In zulke gevallen maken we altijd een zorgvuldige afweging, en we stellen u op de hoogte wanneer dit het geval is. Daarnaast kan het zo zijn dat binnen de organisatie bepaalde gegevens tussen collega’s gedeeld worden, bijvoorbeeld om te overleggen wat de beste aanpak in uw situatie is.

Om persoonlijke gegevens veilig per e-mail te kunnen versturen, maken wij gebruik van Zivver.

Bijzondere situaties
Wanneer er sprake is van huiselijk geweld of kindermishandeling zijn medewerkers gebonden aan een meldcode, waarin ze verplicht worden om signalen te bespreken en zo nodig te melden bij Veilig thuis. Daarnaast kunnen medewerkers signalen over jeugdigen melden in de zogenaamde Multisignaal Verwijsindex. Professionals van andere instellingen en organisaties kunnen daar ook signalen in zetten. Door de melding weten hulpverleners sneller of een kind of jongere al bekend is bij een collega. De persoonsgegevens worden geregistreerd, maar de registratie bevat geen inhoudelijke informatie.Voor vragen over ‘Multisignaal’ kunt u terecht bij uw hulpverlener.

Meer weten?
Wilt u meer weten over hoe wij omgaan met persoonsgegevens en privacy? Klik dan hier voor onze privacyverklaring.