Overslaan en naar de inhoud gaan

Kwaliteitslabel

Onze hulpverleners, trainers en ondersteunende medewerkers zijn ons belangrijkste kapitaal. Zij werken continu aan het op peil houden van hun vakmanschap en zetten steeds dat stapje extra om onze cliënten zo goed mogelijk van dienst te kunnen zijn. Kwaliteit staat bij eenieder hoog in het vaandel.
Dat willen we niet alleen zelf zeggen; we willen het vooral laten toetsen, en deze toets laten uitmonden in een kwaliteitscertificaat. Hierbij kiest het IMW voor het Kwaliteitslabel van onze brancheorganisatie, Sociaal Werk Nederland. Dit Kwaliteitslabel richt zich op de drie pijlers Vakmanschap, Dienstverlening en Organisatie & Bestuur.
In 2018 hielden wij een voorbereidende interne audit. Naar aanleiding van deze audit blijkt dat wij klaar te zijn om ons extern te laten toetsen. In 2019 verwachten wij dan ook het Kwaliteitslabel van Sociaal Werk Nederland te kunnen behalen.

Nieuw cliëntvolgsysteem

In april 2018 stapten wij over op een ander cliëntvolgsysteem, genaamd WIZportaal. Dit nieuwe registratieprogramma is bijzonder gebruikersvriendelijk en voldoet aan alle eisen die de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) hieraan stelt. Sinds de overstap worden enkel nog gegevens vastgelegd die relevant zijn voor het hulpverleningstraject. Dit draagt bovendien bij aan verlaging van de registratiedruk door medewerkers. Het systeem is eenvoudig van opzet, werkt via internet en is 24/7 beschikbaar.

Simone, generalistisch hulpverlener bij het IMW: “Ik ben heel blij met het nieuwe cliëntvolgsysteem. Het werkt sneller en intuïtiever en is gebruiksvriendelijker dan ons oude registratiesysteem.”

Mijn dossier

Inwoners worden steeds meer gestimuleerd om zelfstandig en zelfredzaam te zijn, waar mogelijk met behulp van hun sociale netwerk. Wij vinden het belangrijk dat onze cliënten zoveel als mogelijk zelf de regie in handen hebben. Om hen hierin te ondersteunen zijn we in het najaar van 2018 gestart met een proef waarbij cliënten actief toegang krijgen tot hun eigen digitale dossier. Deze module is gekoppeld aan ons cliëntvolgsysteem. Via de link ‘Mijn dossier’ op de website van het IMW, kan de cliënt inloggen in een beveiligde omgeving. Hij heeft dan direct inzage in onder meer het ondersteuningsplan en de doelen en acties die hij samen met zijn hulpverlener heeft afgesproken. In het dossier houdt de cliënt zelf bij welke stappen hij zet om de afgesproken acties tot een goed einde te brengen. Ook kunnen de hulpverlener en de cliënt documenten uitwisselen die van belang zijn voor het ondersteuningstraject.
In 2018 heeft nog slechts een beperkt aantal cliënten gebruik gemaakt van deze mogelijkheid. De eerste ervaringen van zowel hulpverleners als cliënten zijn positief. In 2019 gaan we ‘Mijn dossier’ bij een grotere groep cliënten onder de aandacht brengen en het gebruik hiervan stimuleren.

Privacy

Per 25 mei 2018 is de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) van kracht. Deze wet heeft veel consequenties voor hoe wij als IMW omgaan met persoonsgegevens.
Om ons goed te kunnen voorbereiden op de komst van de AVG startten wij in 2017 met een AVG-werkgroep en stelden we in 2018 een functionaris gegevensbescherming en een privacy medewerker aan.

Bewustwording

Eén van de eerste stappen was medewerkers bewustmaken hoe zij omgaan met persoonlijke gegevens van cliënten en/of medewerkers. We zochten hierbij ook aansluiting bij samenwerkingspartners in de Tilburgse Toegang en de wijkteams in de dorpen.
We stelden een procedure op voor het melden van datalekken en brengen deze herhaaldelijk onder de aandacht bij medewerkers. Ook legden we procedures vast omtrent opvolging en tijdige melding bij de Autoriteit Persoonsgegevens (AP). We namen organisatorische en technische maatregelen om de tijdige opvolging, melding en registratie van datalekken te kunnen realiseren.

Datalekken

In 2018 zijn 17 incidenten gemeld. Hiervan zijn 9 incidenten als datalek gemeld bij de AP.  De overige incidenten betroffen geen datalek. Om datalekken te voorkomen namen we eind 2018 de applicatie Zivver in gebruik. Via deze applicatie kunnen we privacygevoelige informatie nog veiliger per mail versturen.

Verwerkersovereenkomsten

Het beschrijven van het type persoonsgegevens in verwerkingsregisters is in gang gezet en al behoorlijk gevorderd We verwachten in 2019 alle processen vastgelegd te hebben.
De AVG eist dat verwerkersovereenkomsten worden afgesloten met alle externe verwerkers van persoonsgegevens waarvoor het IMW verantwoordelijk is. Bij het aangaan van nieuwe overeenkomsten is dit een vast punt van gesprek. Ook voor bestaande overeenkomsten zijn deze afgesloten.
Ook dienen verwerkersovereenkomsten afgesloten te worden wanneer het IMW als verwerker namens een verwerkersverantwoordelijke optreedt. Ook dit is bij het aangaan van nieuwe overeenkomsten een vast punt van gesprek. We verwachten alle bestaande overeenkomsten in 2019 te hebben vastgelegd.

Rechten van cliënten

Om de rechten van cliënten ten aanzien van hun persoonsgegevens die wij vastleggen nog duidelijker te maken, hebben we de privacyverklaring op onze website herschreven. Ook is de procedure voor het uitoefenen van de rechten door cliënten concreter omschreven. We hebben organisatorische en technische maatregelen genomen die de tijdige opvolging en registratie van verzoeken van cliënten mogelijk maakt.

Cliëntvolgsysteem

De AVG kent ook nieuwe regels over dataportabiliteit (meenemen van gegevens), het recht om vergeten te worden (persoonsgegevens laten verwijderen uit systemen) en raadpleging van de gegevens die zijn vastgelegd. In 2018 namen we een nieuw cliëntvolgsysteem in gebruik, één van de belangrijkste selectiecriteria hierbij was de privacy van de persoonsgegevens die erin verwerkt worden. Ook bij de inrichting van de rechten en rollen van medewerkers in dit systeem was de privacy van de persoonsgegevens leidend. Persoonsgegevens zijn alleen toegankelijk voor medewerkers die daar vanuit hun functie ook toegang toe mogen hebben. Een tweefactor authenticatie draagt bij aan de beveiliging van de toegang tot het systeem.

Ook in 2019 en daarna blijft privacy van onze cliënten en medewerkers uiteraard een belangrijk aandachtspunt in al onze werkzaamheden.